「接待の二次会で、割り勘だったから領収書をもらえなかった…」
「自販機でジュースを買って差し入れしたけど、レシートが出ない…」
「財布を整理していたら、大事な領収書を捨ててしまったかもしれない…」

経営者なら誰もが一度は経験する「領収書がない！」という冷や汗が出る瞬間。

多くの真面目な経営者が、「証拠がないから経費にはできない。泣く泣く自腹を切ろう」と諦めてしまいます。しかし、それは会社にとってもあなたにとっても損失です。事業のために使ったお金は、本来1円残らず経費に計上されるべきだからです。

そんな時の「最後の切り札」となるのが、今回解説する「出金伝票（しゅっきんでんぴょう）」です。

これは文房具店や100円ショップで売っているペラペラの紙ですが、正しく記入し、適切な証拠資料と組み合わせることで、「領収書に準じる証拠能力」を持たせることができます。

ただし、注意が必要です。出金伝票はあくまで「自分で書いたメモ」に過ぎず、税務調査で最も厳しくチェックされるポイントでもあります。「架空経費の温床」になりやすいからです。

さらに、現代の経理実務においては、「インボイス制度（消費税）」と「電子帳簿保存法（デジタル化）」という2つの高いハードルが存在します。

「出金伝票があれば何でも経費になる」という古い知識のままだと、法人税はクリアできても、消費税の計算で否認される（仕入税額控除ができない）リスクがあります。

この記事では、出金伝票を使って合法的に経費を作るための「正しい書き方」と「認められる法的条件」に加え、最新の電子保存ルールやインボイス特例まで、プロの税理士が徹底的に解説します。

たった一枚の紙切れが、あなたの会社の利益を守る盾になります。その正しい使い方をマスターしましょう。

第1章：そもそも「出金伝票」とは？なぜ領収書がなくても経費になるのか

まず、税法における「証拠書類」の考え方を正しく理解しましょう。

税法は「領収書が全て」とは言っていない

法人税法上、経費（損金）として認められる条件は、「事業のために支出した事実があること」です。

領収書は、その事実を証明する「最も強力な証拠」ですが、唯一の証拠ではありません。「いつ、どこで、誰に、何のために、いくら支払ったか」という取引事実が具体的に明らかにされており（法人税基本通達2-2-1の趣旨）、それが客観的に信用できるものであれば、自作の記録（出金伝票）であっても経費として認められる余地があります。

※法人税基本通達2-2-1は「損金経理の意義」を定めたものであり、直接的に「出金伝票でOK」と保証するものではありませんが、実務上は帳簿書類への適切な記載が損金算入の前提となります。

出金伝票が活躍する5つのシーン

実務上、以下のようなケースでは、そもそも領収書が発行されない、あるいは入手困難なことが多々あります。これらは出金伝票での処理が認められやすい場面です。

第2章：【完全見本】税務調査で否認されない「書き方」5つの鉄則

出金伝票は100円ショップのもので十分です。しかし、そこに書く「内容」には厳格なルールがあります。会社法や商法で求められる帳簿記録の要件を満たすため、正確な記載が必要です。

鉄則1：日付は「支払った当日」に書く

記憶が鮮明なうちに書くのが原則です。まとめて年末に書いたような筆跡（ペンのインクが全部同じなど）は、調査官に「後から辻褄を合わせたな（事実の仮装）」と見抜かれます。

鉄則2：支払先は「正式名称」で

「セブンイレブン」ではなく「セブンイレブン 新宿駅前店」のように、場所が特定できるように書きます。交通費なら「JR新宿駅〜JR東京駅」と区間を書きます。

鉄則3：内容は「具体的に（5W1H）」

×「消耗品費」
○「コピー用紙代、ボールペン代として」

×「接待交際費」
○「〇〇商事 佐藤部長との商談時の飲食代として（参加人数3名）」

法人税基本通達2-2-10等でも求められる「取引の事実関係」を明確にするため、5W1H（いつ、どこで、誰と、何を、なぜ）が分かるように書くのがポイントです。

鉄則4：金額は正確に

当然ですが、1円単位まで正確に書きます。「だいたい1,000円くらい」はNGです。交通費なら乗換案内アプリで調べた正確な運賃を記入します。

鉄則5：【最重要】「傍証（ぼうしょう）」をセットにする

前述の判例にもある通り、出金伝票単体では証拠能力として弱いです。それを補強する「脇役（傍証）」を一緒に保存しておくと、最強の証拠になります。

• 慶弔費の場合：招待状、会葬礼状、香典返しの挨拶状のコピー。
• 接待の場合：手帳のスケジュール（アポの記録）、相手の名刺。
• 自販機の場合：会議の議事録（飲み物が必要だった状況証拠）など。
• 交通費の場合：訪問先の名刺や商談報告書（そこに行った理由）。

第3章：【インボイス制度の衝撃】「3万円未満」の特例廃止と「法人税vs消費税」

ここが今回の記事で最も注意していただきたい点です。 2023年9月までは、「3万円未満の取引なら、領収書がなくても帳簿記載（出金伝票）だけで消費税の控除OK」という特例がありました。

しかし、インボイス制度の開始により、この「（旧）帳簿のみ保存特例」は廃止されました。

原則：インボイス（適格請求書）がないと消費税は控除できない

現在、原則として「適格請求書発行事業者からの課税仕入れ」については、インボイス（適格請求書）の保存がなければ、消費税の控除（仕入税額控除）はできません（消費税法第30条）。

※「100円のボールペンでも必ずインボイスが必要」という意味ではなく、消費税の控除を受けるためには、「適格請求書発行事業者からの購入である場合に限り」インボイスの保存が必要という意味です。免税事業者からの購入などは別途経過措置の計算となります。

「領収書をなくしたから出金伝票で処理した」場合、どうなるでしょうか。

• 法人税の経費：認められます（支出の事実があればOK）。
• 消費税の控除：原則、認められません（インボイスがないため）。

つまり、出金伝票を使うと、法人税は減らせますが、消費税は減らせない（余分に払うことになる）という事態が発生します。

例外：インボイスなし（出金伝票のみ）でも消費税控除できるケース

ただし、実務上の配慮から、以下のケースに限っては、これまで通り「帳簿のみ（出金伝票）」での消費税控除が認められています（インボイスの保存免除特例）。

1. 公共交通機関の運賃（3万円未満）：
   電車、バス、船舶など、不特定多数の者に対して運行される公共交通機関が対象です。
   ※重要：タクシーや飛行機は対象外です。これらは「乗車する者が特定される運送」として、領収書（インボイス）の保存が必須です。
2. 自販機特例（3万円未満）：
   自動販売機、自動サービス機（コインロッカー、コインランドリー、ATM手数料など）での支払い。
   （根拠：消費税法施行令第49条の2）
   ※注意：ATM手数料については、銀行がインボイス発行事業者である場合、利用明細や画面表示でインボイス番号が表示されることがあります。可能な限り保管しましょう。
3. 郵便切手類のみを対価とする郵便サービス：
   ポスト投函による郵便料金など。
4. 出張旅費特例（金額基準なし）：
   従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費、宿泊費、日当。
   （根拠：消費税法施行規則49条1項1号ロ）
   この特例があるため、旅費規程に基づく日当などは、インボイスがなくても消費税控除が可能です。

第4章：交通費精算の効率化テクニック

出金伝票を最も多く使うのが「交通費」です。しかし、毎回「新宿〜渋谷 168円」と手書きするのは時間の無駄です。

1. Suica・PASMOの履歴印字を活用する

駅の券売機で履歴を印字すれば、それが領収書代わり（正確には取引事実の証明）になります。
※ICカードの履歴印字自体は「インボイス」ではありませんが、3万円未満の公共交通機関特例が適用されるため、帳簿（出金伝票や経費精算書）への記載と保存があれば、消費税の仕入税額控除が可能です。

2. クラウド会計とICカードを連携する

これが最強です。「freee」や「マネーフォワード」とモバイルSuicaを連携させれば、乗車履歴が自動で取り込まれ、日付・区間・金額が自動入力されます。出金伝票を書く手間がゼロになります。

ただし、「プライベートの利用」も混ざってしまうため、仕事用専用のSuicaを作るか、プライベート分を「事業主貸」などで除外する処理が必要です。

3. 「旅費精算書」でまとめて処理

Excelなどで「日付・訪問先・区間・金額」を一覧にした「旅費精算書」を月に1回作成すれば、その合計額に対して1枚の出金伝票（または仕訳）で済みます。1件ごとに伝票を書く必要はありません。

第5章：【電子帳簿保存法】出金伝票は「紙」で保存？「スキャン」で保存？

デジタル化が進む中で、出金伝票の保存方法も変わりつつあります。2024年1月から完全義務化された「電子帳簿保存法」との兼ね合いを整理します。

紙で作成した出金伝票

手書きの出金伝票は、「紙」のまま7年間保存するのが原則です。 ただし、「スキャナ保存制度」の要件を満たせば、スマホで撮影したりスキャンしたりして電子データ化し、原本の紙を破棄することも認められています。

Excelで作成した出金伝票と「電子取引」

パソコン（Excel等）で作成し、プリントアウトせずに「データ」のまま保存する場合、これは「電子取引」または「電子的記録による保存」に該当します。

【注意：出金伝票自体は「取引」ではない】
出金伝票は自社で作成する記録であり、取引相手から受け取る「電子取引データ（請求書PDFなど）」とは性質が異なります。ただし、支払いの根拠となるメールやWeb明細がある場合、そちらは「電子取引データ」として保存義務（電帳法第4条）の対象になります。

実務上は、Excelで作った出金伝票を「印刷して紙で保存」するのが、中小企業にとっては最もシンプルでリスクの少ない方法です（※自己発行の書類は紙保存が認められています）。

第6章：【業種別】よくある「出金伝票」の活用事例集

業種によって、出金伝票が活躍するシーンは異なります。ここでは具体的な事例を挙げて解説します。

1. 建設業・工事業：コインパーキングと現場の自販機

現場近くのコインパーキングで領収書が出なかったり、職人への差し入れを自販機で買ったりするケースです。

【ポイント】
コインパーキングは「自動サービス機」として3万円未満ならインボイス免除（出金伝票で消費税控除OK）の対象になります。「〇〇現場 駐車場代」と現場名を明記することが重要です。

2. 飲食業・小売業：市場や農家からの仕入れ

市場の個人商店や農家から現金で野菜を仕入れる際、レシートが出ないことがあります。

【ポイント】
相手がインボイス登録していれば、手書きの領収書をもらうべきです。登録していない（免税事業者）場合は、出金伝票で「仕入高」として処理しますが、消費税の控除は制限されます（80%控除などの経過措置を適用）。

3. IT・Web業：ネット決済の領収書不備

海外のWebサービスなどで、領収書が発行されない、あるいは英語で分かりにくいケースです。

【ポイント】
クレジットカードの利用明細だけでは原則として領収書代わりになりません。決済完了画面のスクリーンショットや、確認メールを印刷し、それを出金伝票（または振替伝票）の裏に貼って保存します。

第7章：【FAQ】出金伝票に関する実務Q&A（18選）

最後に、出金伝票の運用についてよくある質問に、実務的な観点から回答します。

まとめ：出金伝票は「お守り」であり「最終兵器」

出金伝票は、領収書がない時でも経費計上を可能にする強力なツールです。

しかし、「何でもかんでも出金伝票で済ませればいい」という考え方は危険です。税務調査官は、出金伝票が多すぎる会社を見ると「領収書をごまかしているのではないか？」「管理が杜撰な会社だ」という心証を持ちます。

あくまで「原則は領収書をもらう」「どうしてもない時の救済措置として出金伝票を使う」という姿勢を崩さないことが、あなたの会社を守ることにつながります。

「この出金伝票の書き方で合っているか不安」「経費になるか微妙な支出がある」という方は、ぜひ専門家にご相談ください。私たち荒川会計事務所では、税務調査に強い経理体制の構築をサポートいたします。